Audit Rapportage - Toegevoegde waarde creëren

Wat is de direct toegevoegde waarde van audits?

Uit eigen onderzoek onder 156 managers blijkt dat het kwaliteitssysteem voor de organisatie moet werken. Niet andersom. Het auditen ofwel "proef op de som" kan dan een waardevol instrument zijn.

Wat is nodig om het instrument goed tot zijn recht te laten komen? Kennis van zaken. Inzicht. Houding naar de mensen. Als voormalig adviseur, kwaliteitsmanager, hygiënist en nog steeds als auditor heb ik een lange weg afgelegd tot waar ik nu ben.

En ik kan niet ontkennen dat ik ook te maken had met enige "verlieservaringen". Gelukkig waren dat ook de momenten die antwoorden gaven. Over de toegevoegde waarde van een proef op de som. U leest er hier meer over.

Toegevoegde waarde creëren doet u met drie handige tips

Door eigen ervaringen en dat van anderen hebben wij drie handige tips op een rij gezet die het schrijven van een audit rapport eenvoudiger maken en medewerkers aansporen tot het overgaan van actie.

Met behulp van de Vers & Veilig auditsoftware gaat het schrijven van een rapport nog gemakkelijker!

Hoe creëert u toegevoegde waarde? De 3 tips

Weet wat een proef op de som (een audit) op moet leveren. Enkele voorbeelden:

U heeft inzichtelijk wat de 5 beste en de 5 minst scorende onderdelen of afdelingen zijn
U weet objectief in hoeverre u afstaat aan het voldoen aan de wettelijke normen
U ziet dat er werkelijk een vervolg is op de afhandeling van tekortkomingen
U kunt vergelijken hoe goed uw afdelingen er voor staan. Bijvoorbeeld in een percentage. In de tijd of in vergelijking met andere afdelingen.
U weet direct waar prioriteiten liggen. Zodat u weet dat uw (financiële) middelen zorgvuldig besteed worden.

Zet de juiste mensen op de juiste plaats. Simpelweg, hoe meer resultaat u wenst des te meer eisen u stelt aan de persoon die de proef op de som moet nemen. Wie de beste persoon kan zijn daar leest u hier meer over. Voorproefje: Enkele kenmerken van auditors (de mensen die een proef op de som nemen):

Auditors, ga blanco naar een afdeling of persoon toe. Denk niet te snel dat u weet wat goed en niet goed is. En kom terug met feiten in plaats van meningen. De meeste mensen praten over andere mensen. Slechts weinige praten over gebeurtenissen en nog minder over feiten en normen.
Het doet er niet toe of de auditor aardig is of niet. Wel doet het ertoe of de auditor kan komen met analyses, argumenten, deugdelijke beweringen en conclusies.
Help de mensen om te voldoen aan de eisen. En niet door te stellen wat de beste oplossing is. Wel door te vragen. Bijvoorbeeld welke alternatieven het best passen. Welk van de drie alternatieven verdere uitwerking verdient. Wat ze er beter van worden. En uiteindelijk, wat ze er zelf aan gaan doen. Met andere woorden, een proef op de som begint feitelijk pas na de 1e vraag.
Volhard om zaken in beweging te krijgen. Dat betekent geen rapport over de schutting gooien, maar wel een vervolg. Op zijn minst een nagesprek, zodat de ontvanger weet wat hij kan verwachten. En een snelle rapportage (bij voorkeur binnen een week). Bel even na hoe de rapportage ontvangen is of nog beter, zorg dat de rapportage terplekke gemaakt én geëvalueerd wordt. Zo krijgt u acceptatie en duidelijkheid.

Stel eisen aan de rapporten, zodat u krijgt wat u bij punt 1 heeft bepaald. Enkele adviezen voor een goed audit rapport?

Gebruik zo min mogelijk woorden. To the point en beknopt. Of maak het visueel aantrekkelijk met foto's.
Aantrekkelijk vormgegeven. Welk lettertype, lettergrootte, lay-out over een pagina, vorm (papier of digitaal) spreekt de ontvanger het meest aan? In hoeverre past taalgebruik en gebruikte woorden bij de ontvanger? Kan die direct met het rapport aan de slag? Of levert de rapportage meer vragen op dan antwoorden?
Openheid en transparantie worden gewaardeerd. Wie krijgt de rapporten en op welk moment? Maak het de ontvanger gemakkelijk om de acties te ondernemen zonder daarvoor zelf eerst een heleboel werk te moeten doen.